外貿(mào)單證是外貿(mào)交易中的核心環(huán)節(jié)，掌握其操作流程是確保交易順利進(jìn)行的關(guān)鍵。在這篇文章中，我們將詳細(xì)解析外貿(mào)單證的全過程，并提供風(fēng)險(xiǎn)防范的建議。

1、客戶詢盤：客戶在下訂購(gòu)單（PO）前，通常會(huì)向業(yè)務(wù)部門進(jìn)行詢價(jià)，以了解產(chǎn)品的細(xì)節(jié)。
2、報(bào)價(jià)：業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)回復(fù)客戶的詢盤，包括貨物的品名、型號(hào)、生產(chǎn)廠家、數(shù)量、交貨期、付款方式等，并制作正式報(bào)價(jià)單（Quotation）。
3、接收訂單：客戶確認(rèn)報(bào)價(jià)后，會(huì)發(fā)送訂購(gòu)單（PO）并要求制作形式發(fā)票（Proforma Invoice，簡(jiǎn)稱PI）。
4、準(zhǔn)備生產(chǎn)訂單：得到客戶的確認(rèn)后，開始為工廠下訂單。
5、業(yè)務(wù)審批：業(yè)務(wù)部門收到訂單后，制作訂單明細(xì)，并提交給管理人員審批。
6、下達(dá)生產(chǎn)通知：確定交貨期后，業(yè)務(wù)部門會(huì)下達(dá)生產(chǎn)通知，通知工廠按時(shí)生產(chǎn)。
7、驗(yàn)貨：在交貨期前一周，業(yè)務(wù)部門會(huì)通知驗(yàn)貨員進(jìn)行驗(yàn)貨。
8、制備基本文件：根據(jù)工廠提供的裝箱資料，制作出口合同、商業(yè)發(fā)票、裝箱單等文件。
9、商檢：如果產(chǎn)品屬于國(guó)家法定商檢產(chǎn)品，在下訂單時(shí)需要明確商檢要求，并提供相關(guān)資料。
10、租船訂倉(cāng)：根據(jù)報(bào)價(jià)條款（FOB或者賣方支付運(yùn)費(fèi)），與貨運(yùn)公司或船公司聯(lián)系，了解出口口岸、船期等情況，并進(jìn)行訂艙。
11、安排拖柜：貨物驗(yàn)貨通過后，委托拖車公司進(jìn)行提柜和裝柜。
12、委托報(bào)關(guān)：同時(shí)，將報(bào)關(guān)所需資料交給合作的報(bào)關(guān)行，委托出口報(bào)關(guān)并辦理商檢通關(guān)換證。
13、獲得運(yùn)輸文件：向船運(yùn)公司或貨代提交提單補(bǔ)料內(nèi)容，督促他們盡快出提單樣板和本地費(fèi)用賬單。
14、準(zhǔn)備其他文件：制備商業(yè)發(fā)票、FORM A原產(chǎn)地證書、一般原產(chǎn)地證書（CO）、裝運(yùn)通知和裝箱單等文件。
15、交單：采用L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時(shí)間內(nèi)備齊全部單證并嚴(yán)格審單，確保沒有錯(cuò)誤才交銀行議付。
16、業(yè)務(wù)登記：每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時(shí)做登記，便于以后查詢統(tǒng)計(jì)。
17、文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

在外貿(mào)單證交易中，風(fēng)險(xiǎn)難以完全避免。我們提供以下五個(gè)風(fēng)險(xiǎn)防范建議：

1、了解清楚相關(guān)法律法規(guī)：掌握和運(yùn)用國(guó)家制定的進(jìn)出口法律法規(guī)，可以規(guī)范進(jìn)出口業(yè)務(wù)的運(yùn)作，起到積極有效的防范作用。
2、進(jìn)行資信調(diào)查：在對(duì)外貿(mào)易時(shí)選擇交易對(duì)象非常重要，需要慎重考察對(duì)方身份的真實(shí)性，查清對(duì)方的資信情況。
3、運(yùn)用規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)手段：為防止信用證欺詐，作為出口商盡量使用C組貿(mào)易術(shù)語（如：CFR、CIF、CPT、CIP等）。
4、簽訂嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤?/strong>在合同中訂立品質(zhì)條款、認(rèn)證條款、價(jià)格條款、檢驗(yàn)條款、索賠條款、支付條款、運(yùn)輸條款等，以確保交易的順利進(jìn)行。
5、保存好各類單證：建議出口企業(yè)提前制定單證保管制度，把外貿(mào)單證按照年份、進(jìn)出口、關(guān)區(qū)等規(guī)則分門別類歸入相應(yīng)的檔案盒。